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2017年建晖集团行政办公管理制度规定

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《公司行政办公管理制度》 为规范公司的各项行政管理,经讨论研究特制定《福建建晖集团公司行政 办公管理制度》 ,并予以下发,请遵照执行。

本制度包括以下六个部分:  第一部分 第二部分 第三部分 第四部分 第五部分 第六部分 《公司文书管理办法》 《公司印信管理规定》 《公司办公设备管理制度》 《公司会议管理规定》 《公司车辆管理规定》 《有限公司图书资料管理规定》      特此通知! 福建建晖集团公司 二 0 一一年 月 日

图1

第一部分 有限公司文书管理办法 第一章 总 则 一、为规范公司的文书管理,保证公司的各项经营活动,特制定本办法。

二、本管理办法所指文书涵盖以下范围: 1、公司领导层决策文书以及下达的文件 2、部门合议与传阅的文件 3、契约书、证券、证书和劳动协议书 4、收支预算与决算书、帐本、凭证、各种明细表、各种规定与计划书 5、志愿书、违约书、往来公文、专利证明和注册登记文书 6、往来书信、电报、任命书、意见书 7、各种报告、统计表 其中 1、2 项的处理,原则按公司会议结果及决定进行处理。

三、文书的机密分类: 1、机密文书:  绝密:指极为重要(其中包含绝密机要的重大事项)并且不得向公司内外无关人员泄 露内容的文书   :指次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露内容的文书 外密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书 2、普通文书:即非机密文书 四、公司文书的机密分类由总经理办公室确定,各级人员应严格保守文书的机密。

五、全部文书均归公司所有并收藏,由公司指派专人保管,任何个人不得私自占有。

公司办 公室是公司文书管理的具体组织实施部门,负责文书管理的具体实施方案。

第二章 文书的接收与处理 一、文件接收与拆验 到达本公司的文件由办公室负责签收,并按以下原则进行拆验处置: 1、普通文书由办公室收发人员开启或开封。

图2

2、机密文书由总经理办公室主任负责开启处置。

二、文书的处理 1、编号登记: 文书开封后,由文书开封人员对文书进行编号登记,并在《文书接收登记簿》 (附件一) 上注明收发日期、文件标题与文件密级等内容。

2、呈阅:开封人员填写《文书阅办单》 (附件二) ,并将《文书阅办单》粘贴在文书正 面左上角,送总经理阅示。

3、批阅处理:总经理对文书内容阅示后,在《文书阅办单》上作出批示(在批示中应 指明文书具体传阅对象或呈办人员,不需处理的签署“已阅” ) ,将文书退还文书开封人员。

4、文书开封人员将文书及《文书阅办单》进行复印,原件归档保存,按批示要求将复 印件转交相关人员操办或传阅。

5、文书档案部门的主管有责任根据指示督促有关部门或人员处理文书中指定的事项, 防止文书的处理延迟或停顿,并且有权让有关责任者对拖延的原因作出说明。

第三章 文书的制作 一、 二、 文书制作包括拟办、核稿、会签及审批四个环节。

文书拟办 1、文书拟办人依照主管批示的来文、口令、口头指示、会议结果或者因本身职责而主动 拟办的事项,拟具处理的办法。

2、拟稿应以简单明了的文体记述,采用标准简体汉字,同时应做到条理分明、措词简明 扼要,避免使用艰涩的词句。

3、除特殊规定外,原则采用通常的横排方式书写。

三、 核稿: 文稿拟定后,拟办人填写《发文稿纸》(附件三)的相关内容,将《发文稿纸》粘贴在文 稿上连同文稿,送拟办单位的负责人审核。

四、 会签: 1、承办单位主管核稿后,按本章第六点之规定交相关部门的主管会签。

2、会签单位的主管在会稿后应在发文稿纸上签名,以示确认并将文稿退还拟办人。

3、会稿时如有修改,不能将原有的字句抹掉,而应加以勾勒,在旁边添注。

图3

五、 审批 文稿经会签完成后,拟办人应按本章第六点之规定交由具体审批人审核后签发。

六、 各类文书的承办制作与审批对象: 拟办单位 项    目 发文名义 拟办 审核 公司总体经营战略。

公司重大问题, 事项及决策发布。

公司向上级主管部门呈报的工作 情况、申请、请示报告等。

公司   公司办公会议形成的决议。

项目开发销售与服务的流程、产 品的销售管理办法 文秘 主任 主管 办公室 办公室 各部门 总经理 会签 审批   其他 公司各项管理规章制度 (如人事、 公司 财务、行政办公、园区管理等) 人员 各部门 主管 各部门 内部人员 管 各部门 内部人员 各部门 主管 承办部门 承办部门 各部门主 总经理   各部门职责范围内的工作事项 各部门请示报告、问题反映、工 作情况汇报等 各部门 人员 第四章 发文处理 一、文件经签发审批后,即进入发文处理程序阶段,它包括文书编号、打印、校对、送 达及归档五个环节。

二、文件编号 1、各文件拟办人所承办的文稿一经签发,按文件编号规则进行编号: (1)凡属公司名义发文的文件,一律统一交办公室进行编号登记。

(2)属各部门名义发文的文件,由各部门统一进行编号。

2、文件编号的原则为一文一号,承办人应在《发文稿纸》上注明发文号。

3、文件编号的规则如下:

图4

部 门 公司文件 人事部 开发部 园区服务中心 编号规则 榕 [200×]年第×××号 榕人字[200×]年第×××号 榕开字[200×]年第×××号 榕园字[200×]年第×××号 部 门 办公室 财务部 市场部 机密文件 编号规则 榕办字[200×]年第×××号 榕财字[200×]年第×××号 榕市字[200×]年第×××号 榕密字[200×]年第×××号 三、文件打印 文书承办人将已编号的文书交办公室文员进行打印。

四、校对 文书承办对打印后的文稿再进行校对,校对无误后在发文稿纸上签名,并明确文件接收 部门及打印份数。

五、送达 办公室文员将校对后的文件进行文件复制与盖章,对于机密文件应标注密级,并按要求 送达至文件接收单位,文件接收单位在《发文登记簿》 (附件四)上签收。

六、归档 文书一经发出,由办公室文员将原稿及附件进行存档,并在《存档目录》 (附件五)上 详细载明,同时将文书的电脑资料进行备份保存。

第五章 文书保管 一、 各类文书的保管期限及密级规定如下: (一) 永久保管 分 类 1 2 项 目 事 例 保管单位 总经理 办公室 总经理 办公室 办公室 办公室 人事部 密级 绝密 普通 机密 外密 章程以及公司规划的制定、修改、 章程、公司发展计划、通则 废止等永久性查考文书 重要的机关的许可证书,认 证书以及指示、命令 契约书等具有永久效力的文件 一般性契约、合同 健康保险、医疗保险、资格登记、公司职 员名册、履历书等 项目批文、经营许可证、营业执照、土地 使用权证 重要性契约书、合同书 3 4 有关职员人事方面的重要文件

图5

(二)十年保管 分 类 项 目 事 例 保管单位 密级 1 预算、 决算以及有关会计的各种 帐薄、各种凭证 经营管理上重要的查考性文件 人事、工资福利的文件 公司内向全体人员通告的文件 税表、结算底帐、现金出纳帐、现金收入、支 出帐、转帐凭证、银行存固定资产帐目、各种 收据、业务文件、日记帐、日常债仅、财产目 录、借贷对照表、财务报告、会计报表 销售管理办法、各种流程、制度等 人事文件、卫生保健文件 财务部 2 3 4 办公室 人事部 办公室 外密 普通 (三)五年保管 分 类 项 目 事 例 保管单位 市场部 办公室 财务部 人事部 密级 外密 普通 普通 1 仅在短期内需查考的文件 业务人员日志 事故类文件、一般请示、收发文簿 收入印花收支薄、盘点报告、各种存款印 票事务移交文书 工资明细总表、社保明细表 2 人事文件 (四)三年保管 分 类 1 2 3 项 目 事 例 保管单位 办公室 办公室 人事部 密级 外密 普通 普通 会议记录 一般文件、帐薄图表 人事文件 会议纪要 文件收发文薄、收入印花出纳薄、邮票出 纳薄、挂号信收据、办公用品收发记录 考勤薄 二、保存期满,或者在保存期内没必要继续保存的文书,应及时予以废除或销毁。

废除必 须经有关部门合议或公司办公会议讨论,报总经理室认可,由办公室执行。

三、所有废除与销毁的文书应采取粉碎与焚烧的方式进行。

本办法自公布之日起执行。

图6

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