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合同评审控制程序

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德信诚培训网 合同评审控制程序 (ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018) 1 目的 投标书、合同或订单是否符合国家有关法律法规、规范。

明确供需双方合同、 订单、投标书规定的内容,确保供需双方对合同规定内容理解一致。

确保本公 司有能力满足合同规定的要求。

2 范围 适用于公司与顾客之间所有的合同、订单和投标书。

3 职责 3.1 商务部负责对本公司所有合同、标书、订单(含口头订单)的评审工作; 负责信息传递,以及同顾客的联络、协调,并保存合同评审记录。

3.2 副总经理或其授权人负责合同审批以及组织特殊合同的评审,并检查合同 履行情况。

3.3 其它有关部门参与特殊合同评审活动。

4 工作程序 4.1 合同分为两类:常规合同和特殊合同。

4.1.1 常规合同指产品型号规格、质量要求符合本公司规定的技术性能、价格、 数量、包装、交货期等要求的合同、订单、口头订单(电话、传真、电子邮件 等方式的订单) 。

4.1.2 特殊合同: a)顾客对技术、产品性能、包装、追溯性、交货期、服务等有特殊的要求。

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图1

德信诚培训网 b)需进行产品设计开发的合同。

c)长期的供货协议。

d)首次合同。

e)货款额大于 20 万美元以上合同。

4.2 合同的接收 业务人员应熟悉各种产品的性能。

掌握市场需求和动态,采用各种渠道和方式 (信函、电话、入网、交易会、博览会等)开拓市场。

当顾客有订购产品的意 向时,抓住时机。

商务部业务员,通过产品样品、样本与报价,与顾客洽 谈,在产品品种、产品外观工艺、数量、包装、运输方式、货期、价格、货款 结算方式达到与顾客一致。

业务员对合同的签订及接收处理,采取分区。

接到订单后,应转化为“生产任务书” 。

4.3 合同评审 4.3.1 合同评审在公司向顾客承诺产品之前进行(如:提交标书、接受合 同或订单、接受合同或订单的变更) 。

4.3.2 常规合同由商务部业务员填写“生产任务书” ,经商务部相关业务员审核 后,再由制造部评审签字确认。

同时将合同登入数据库中。

注:常规合同评审内容: a)产品名称、型号规格、数量、价格、付款方式。

b)制造、包装、交付和验收方法。

4.3.3 对口头订单应如实记录顾客的订单要求,由业务员先记录在“电话记录 表”上,再转化为“生产任务书” 。

如果是重大特殊合同或重要消息,应要求顾 客传真或电子邮件,按特殊合同评审规定执行。

如果为常规合同,则业务 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

图2

德信诚培训网 员和制造部负责人进行评审,评审通过在“生产任务书”上签名确认。

4.3.4 当顾客提出特殊合同时,商务部填写“合同评审会签表”组织有关职能 部门进行评审。

针对顾客所提出的特殊要求,各相应部门要结合本部门的实际情 况,提出相应的措施。

不明确、无法解决或需采取另一种方法来解决的,其意 见应记录在“合同评审会签表”上,由商务部与顾客联络协商。

经统一后再重 新评审,直至评审通过。

经评审的特殊合同由副总经理审批后,商务部与顾客 签订正式合同。

特殊合同的评审应采取评审会签的形式进行。

评审会签就是由商务部组织制造部、品质部、技术部等部门对合同内容以会议 的形式进行评审。

用“合同评审会签表”将评审情况予以记录,并由参加评审 的各部门代表签字对评审结果予以认可。

注:评审内容: a)供需双方的名称、姓名、地址、电话等。

b)产品名称、型号规格、数量、价格、付款方式。

c)制造、包装、交付和验收方法。

d)质量、技术性能方面的要求。

e)违约责任、履行期限。

f)解决纠纷的方法等。

g)合同要符合《中华人民共和国合同法》的有关规定。

4.4.1 合同商务评审 合同签订前,一般进行上述评审后应由商务负责人对合同商务条款进行综合评 审,主要包括: 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

图3

德信诚培训网 a)当事人有无签订合同的权利能力和行为能力; b)合同内容是否符合国家法律、政策、计划以及公司制度; c)当事人的意思表达是否真实一致,权利与义务是否平等; d)合同的签订程序是否符合规定要求; 4.4.2 严密性评审 a)合同条款是否齐全、严密; b)文字概念是否明确无误; c)甲乙双方权利、义务是否具体确切; 4.4.3 技术评审 4.4.3.1 定型产品的评审 标准定型产品的评审由商务部的业务员根据产品的技术标准与顾客洽谈,并在 合同中明确。

4.4. 3.2 非定型产品的评审 a)由商务部牵头,技术人员与顾客就产品技术要求进行洽谈; b)磋商后,技术部与顾客就技术要求一致性达成协议,提交副总经理批准后, 双方签字生效; c)生效的技术协议一式三份,一份给顾客,一份由技术部留底作设计依据,一 份由商务部门将其与合同一起归档作为签订合同的依据和附件。

4.4.4 价格评审 4.4.4.1 定型产品 a)标准定型产品由业务员根据现定价格,以及规定的浮动比率报价; b)对于订货量大的合同,顾客提出下浮价格要求时,根据合同分级管理原则的 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

图4

德信诚培训网 规定权限由相应的负责人审批。

4.4.4.2 非定型产品 商务部组织技术部、制造部分别对单位产品的材料消耗、生产工时等进行成本 预算,经副总经理审查后定价,业务员报价。

4.4.5 交货期限评审 应根据制造部所掌握的具体生产能力,结合合同数量及预定交货期,评估能否 按其交货。

4.4.6 可行性评审 a)规定的要求是否合适并可操作; b)与投标不一致的要求是否得到了解决; c)双方当事人是否均具备履行合同条款的条件。

4.5 签约 对合同进行总体评审后,如能满足合同全部要求, 常规合同由商务部经理签字后 生效,特殊合同由副总经理签字后生效;如不能满足合同中的某条要求,在取 得顾客同意的情况下经签字后生效;如不能满足合同中某要求,通过整改能满 足的情况下,经签字生效,并通知有关部门整改。

4.6. 合同实施 已通过批准的合同,若尚未设计,则由副总经理签发“项目建议书” ,通知技术 部设计开发;若已设计,商务部应下达“生产任务书”到部、制造部,各 单位根据“生产任务书”的要求安排下一步工作。

商务部对合同执行情况进行 监督检查。

商务部与顾客建立有关事宜的联络渠道和接口,及时将合同执行情况传递给顾 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

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