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记录控制程序

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德信诚培训网 记录控制程序 (ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018) 1 目的 对记录进行控制和管理,产品质量符合规定要求和质量管理有效运行 的证据。

2 范围 适用于与产品质量形成和管理运行有关的所有记录, 包括来自供方的记录。

3 职责 3.1 管理者代表负责对质量记录的设置、撤销、查阅及销毁的审批。

3.2 行政部负责全公司的质量、环境、职业健康安全记录的归口管理工作。

3.3 各部门按管理文件要求,做好本部门的质量、环境、职业健康安全记 录,并对记录的真实、可靠、完整、清晰和良好运行负责。

3.4 记录人员应按管理文件要求,做好本人负责的记录,并对记录的真实、 可靠、完整、清晰负责。

4 工作程序 4.1 记录的建立 4.1.1 各部门按各自的职责,在管理运行时,应及时、准确地形成记录, 以证实其所承担的质量活动已经实施且达到了规定的要求, 记录所使用的图表, 应经过管理者代表批准。

4.1.2 任何质量、环境、职业健康安全记录都应符合本公司记录的统一格式, 并有记录已“受控”的标识。

本公司的记录“受控”标识按《文件控制程序》 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

图1

德信诚培训网 的相关条款执行。

格式编号例外情况处理: a)对于以前已编制或印制好的表格记录,为了避免浪费,允许在换版前以其他 格式编号或不编号。

b)电子媒介形式的表格记录,允许以其他格式编号或不编号。

c) 对于国家法律法规、 国家标准、 行业标准、 企业标准等规定的特定表格记录, 允许以其他格式编号或不编号。

d) 对于客户要求的表格记录,按客户要求格式编号或不编号。

e)如果是购买的通用表格记录,其格式编号只在 “记录清单”上登记即可, 具体每一张记录上的格式编号可以不注明. 4.1.3 任何新的格式的记录,都应在“记录清单”上登记,以使编号统一、规 范、避免编号重复。

“记录清单”应包括(但不限于) : a)记录名称、格式编号、使用后记录保存期; b)登记人、批准人、批准使用日期。

4.1.4 记录载体可以呈任何形式,如硬拷贝或电子媒介(光盘、软盘、优盘等) 。

但由于技术上和法律上的影响,提倡尽量采用硬拷贝形式(如打印、复印、记 录到纸上) 。

4.1.5 记录格式的提出或修改由记录的使用人提出申请,管理者代表批准。

4.1.6 记录的各使用部门,应由行政部领取相应的空白记录(表格) 。

4.2 记录的收集 4.2.1 各部门负责人,负责收集所辖范围内的所有记录,并检查记录是否完整、 正确、清晰。

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图2

德信诚培训网 4.2.2 所有的记录凡涂改或错误纠正之处,应由相应的责任人员或经授权的人 员签名并注明日期。

4.3 记录的编目与查阅 4.3.1 各部门责任范围内的记录,每月底分类并按“No”编号顺序整理,然后 移交行政部。

移交时应将记录汇总成册,加以封面并在封面作所属月份标识后 交行政部管理。

注:品质部可以自行保管一个月。

4.3.2 行政部负责对记录的保管。

各部门移交的经汇总成册的记录,行政部应 在“记录登记表”上予以登记。

4.3.3“记录登记表”上应注明记录的编目名称、记录的所属月份、记录部门或 记录者、保存期限、记录起止编号及存放地点等内容。

4.3.4 记录不准随意给外单位人员或顾客查阅,以免泄露公司。

如有 必要,由经办人填写“记录查阅审批表” ,必须经总经理批准后执行。

4.3.5 内部查阅记录,应填写“记录查阅审批表” ,经管理者代表批准(对于查 阅重要的记录应由公司总经理批准)后,方可查阅。

注:在进行审核时可以先借阅,然后补办有关手续。

4.3.6 当总经理批准后,管理记录可供顾客或第三方查阅,用以评估产品 符合规定要求的程度和管理的运行是否有效。

4.4 记录的贮存与保管 4.4.1 记录的贮存年限一般为一年,有特殊要求的按要求规定办理。

各种记录 的保存期限见“记录清单” 。

4.4.2 记录应保存在适宜的环境下,防止损坏、丢失的专用资料柜中。

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图3

德信诚培训网 4.4.3 当合同规定时,记录应经顾客作为顾客的凭证时,应报管理者代表 批准且本公司应保留底档。

4.5 记录的处理 超过保存期限或已没有保存价值的记录,在作废、销毁前应填写“记录处理审 批单” ,经行政部报管理者代表同意后方可处理,并及时在登记表上注销。

5 相关文件 5.《文件控制程序》 6 质量记录 6.1“记录清单” 6.2“记录查阅审批表” 6.3“记录处理审批单 ” 6.4“记录登记表 ” 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

图4

德信诚培训网 记录格式设计控制流程 活动名称 记录或证据 记录格式设计 记录表格草案(不保留) 记录格式编号 记录清单 记录格式审核 记录清单“审核”栏签字 记录格式批准 记录清单“批准”栏签字 记录格式归档 记录清单 格式修改或更换版 编号后加“a” 、 “b”修改标识或更换版本号 记录格式作废 记录格式销毁或保留 更多免费资料下载请进:http://www.55top.com 好好学习社区

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