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集团文档管理排名 集团文档管理哪家好 三四月份,“红杏出墙”时期,将迎来又一波公司员工跳槽高峰。

虽说“员工离职”并不 怎么用新鲜的话题了,但一些需要注意的事项还是不可忽视的。

就拿公司内部文件来说,为了方 便人员的日常办公,公司对人员共享、传输及存储文件的方式并未做过多限制。

但当员工离职之 后,这些分散在员工手中的敏感信息,就有可能会因交接不当产生工作断层,或因个人因素遭受 恶意删除、 带入新公司等。

该如何有效的防止离职员工带走或删除文件?或许我们可以借助云盒 子公司网盘来帮忙!集团文档管理排名 集团文档管理哪家好 第一、集中存储所有文件到云 分散的存储模式, 不仅在文件管理上给公司带来很大的麻烦, 而且容易导致公司所积累的价值经 验无法传承下去。

所以在部署公司网盘之后,不仅要根据公司自身需求创建相应的文档架构,还

需要督促员工把所有的公司文件都上传至云端存储, 形成一种良好的办公习惯。

对于日常的文件 编辑、文件共享及人员交流协作等,最好是能直接在公司网盘中进行。

第二、授权分享给不同的人员 集中存储之后就需要考虑到分配问题, 不同的职责所负责的文件也有所不同, 所以在公司网盘中 针对不同的人员及文件, 设置不同的权限是很有必要的。

且所有的公司文件权限必须集中把控在 一处,否则就失去了“集中管控”的意义。

且此处的授权分享不仅仅针对的是内部共享,给外部 人员生成的外链,以及针对合作伙伴所添加的合作伙伴账号也包括在内。

第三、监控内部重要文件记录 透明的环境不仅能够帮助人员快速的回忆起之前所做的工作, 为即将要完成的工作便捷; 还 能够了解同伴或文件的最新动态, 跟进项目的实施进度等。

对于一些内部的重要文件可设定相应 “关注”,当文件被修改或被下载时,可第一时间接收到消息并能及时做出预判。

而所有被删除 的文件将被存放在管理员的回收站中,删除者信息及时间也一并被记录下来。

第四、定期备份公司网盘数据 私有云公司网盘的数据一般是存储在公司内部的服务器上,这样不仅能够确保数据的绝对主动 权,为数据营造一个私有的存储环境;而且附带的客户端加密、传输加密、服务器存储加密等, 在很大的程度上提高了文件的安全性。

除了以上提到的公司网盘自带的安全机制外, 我们还可以 为数据做个定期备份,借助备份系统及服务器硬件铸就一个安全堡垒。

第五、及时离职员工权限 前期的准备做足之后, 接下来就是一些应对离职的措施了。

当员工的日常办公与公司网盘息 息相关时,公司就能通过限制账号的方式来管理即将离职的员工。

就以云盒子公司网盘为例,在 工作流中创建一个“离职流程”,并把相应的文档或账号管理者添加到审批人中,当员工提交离 职信息后,不同的审批人在流程流转到自己时,行使相应的权限即可。

最后, 该如何有效的防止离职员工带走或删除文件?唯有在公司部署了私有云公司网盘之后, 灵 活的使用其功能才能从根本上解决离职员工所带来的隐患。

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