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归档文件整理规则

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归档文件整理规则 1 范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方 法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对 应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的,从其规定。

2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用 文件,仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件, 其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。

3.1 归档文件 archival document(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

3.2 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等 (纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还 包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序 化的过程。

3.3 件 item 归档文件的整理单位。

3.4 档号 archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文 件的类别和排列顺序。

4 整理原则 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机 联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求, 便于计算机管理 或计算机辅助管理。

4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5、一般要求 5.1 组件(件的组织) 5.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件;文件正 本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文 与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中 文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为 文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议 记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文 与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也 可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相 关文件为一件。

5.1.2 件内文件排序 归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后; 转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文 本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本 在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

有文件处理单或发文稿纸的, 文件处理单在前, 收文在后; 正本在前, 发文稿纸和定稿在后。

5.2 分类 5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类, 同一全宗应保持分 类方案的一致性和稳定性。

5.2.2 归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度 —保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

a)按年度分类 将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容 涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形 成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年 度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

b)按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类。

机构分类法与问题分类 法应选择其一适用,不能同时采用。

采用机构分类的,应根据文件形 成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归 入文件主办部门。

采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对 归档文件进行分类。

c)按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的 立档单位,可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

5.3 排列 5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合 事由排列。

5.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号 5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

档号编制 应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.4.2 档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码•年度-保管期限 -机构(问题)代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“•”隔开。

如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 档号按照以下要求编制: a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用 4 位数字或者 字母与数字的结合标识,按照 DA/T 13-1994 编制。

b)档案门类代码•年度:归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。

年度为文件形成年度,以 4 位阿拉 伯数字标注公元纪年,如“2013”。

c)保管期限:保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年, 分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用 3 位汉语拼音

字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。

归档文件未按照 机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

e)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的 排列顺序号,用 4 位阿拉伯数字标识,不足 4 位的,前面用“0”补 足,如“0026”。

5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相 关内容。

电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式 在归档文件上进行标识。

5.4.5 归档章应将档号的组成部分, 即全宗号、 年度、 保管期限、 件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项(见附录 A 图 A1)。

归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题) 按照 5.4.3 编制,页数用阿拉伯数字标识(见附录 A 图 A2)。

为便 于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”“30 年”“10 年”简 称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识(见附 录 A 图 A3)。

5.5 编目 5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

编目应准确、 详细,便于检索。

5.5.2 归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时,对复文的 编目应体现来文内容。

归档文件目录设置序号、 档号、 文号、 责任者、 题名、日期、密级、页数、备注等项目。

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