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怎样使用Word中比较并合并文档功能

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怎样使用 Word 中比较并合并文档功能  MS Office Word2007 方法/步骤 1. 由于公司架设了局域网,可实现文件的共享。

于是小王将自己拟定的营销方案策划书 以“Word97-2003 格式保存”为““XXX 公司营销计划书.doc”并放到本地共享文件 夹里,这样张总就可以通过局域网查看到该文件。

小王告诉张总审核该策划书。

2. 当张总需要审批小王所报送的文件时,使用 Wod2007 打开共享文件夹中的“XXX 公司 营销计划书”,然后将该文件另存为“XXX 公司营销计划书(修定稿).doc”,然后 单击菜单栏上的“审阅”菜单,即可弹出“审阅”浮动工具面板,然后张总就可以在 其中进行文件的修改以及添加批注等操作了。

3. 张总在阅读这个文件过程中,看到有一些地方不恰当,因此需要进行修改,单击“审 阅”浮动工具面板中的“修订”按钮, 就可以进入文件的修订状态了。

在修订过程中, 张总觉得在文件右侧的批注框太多,反而显得文件凌乱不堪,这时候他单击“批注框” 按钮,然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令,这样对文档的插入、删除等 操作会直接在文档中予以标记,而不会显示批注框,批注框中只显示新增加的批注以 及格式的修改等操作。

4. 虽然在文件中的所有修改,都会用标记或者批注框予以标志,但是查看起来还是太费 劲,于是张总就启动审阅窗格,单击工具栏上的“审阅窗格”按钮,然后选择一种显 示方式,比如“垂直审阅窗格”选项,即可在右侧的单独窗格中,显示对文件的所有 修订操作了。

而单击这个窗格上右上角的“显示详细汇总”按钮,就可以显示对这个 文件所有修订操作的统计信息了。

5. 文件修改完毕后,张总准备将它存放在小王的共享文件夹中,但是担心被别人恶意修 改,于是王总在“审阅”工具面板中新增加了“保护文档”功能。

为文档设置保护密 码时,单击“保护文档”按钮,在弹出的“保护文档”任务窗格中,从“编辑限制” 下面的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”选项 (图 5)。

然后单击下面的“是,启动强制保护”按钮,在弹出的对话框中输入保护 密码,这样王经理就可以将密码告诉张洁,而其他人在打开这个文件时,由于不知道 密码就只能够浏览文档,而无法进行修改。

6. 由于张总在文件“XXX 公司营销计划书”进行了很多修订,内容变化很大,因此小王 需要将这些修订内容与原文件进行比较, 同时将必要的修订内容合并到自己的原文档 中。

当小王需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时,必须先打开文档,然 后单击工具栏上“审阅”菜单中的“保护文档”按钮,然后单击弹出任务窗格中的 “停止保护”按钮,在弹出的对话框中输入密码,从而取消对文档的保护。

比较合并文档时,小王单击“审阅”工具面板中的“比较”按钮,然后选择“合并多 位作者的修订”命令(图 6),在弹出的“合并文档”对话框中,单击“原文档”右 侧的打开按钮,选择要比较的原文档,如“XXX 公司营销计划书.doc”;单击“修订 的文档”右侧的打开按钮,选择修订后的文档,如 XXX 公司营销计划书(修定 稿).doc”,然后单击“确定”按钮。

之后整个窗口被分为四个部分:右侧是两个子窗口,分别为显示原文档以及修订后的 文档;中间为合并的文档;左侧则为审阅窗格。

在比较各个文档过程中,可以通过这 两个子窗口任意查看各个子文档中的内容,但是不可以进行再编辑,而在合并后的文 档中可以进行编辑

7. 合并文档时,操作也很简单,小王在“合并的文档”窗口中,单击进行准备接受修订 意见的某处位置,然后单击“接受”按钮,从其中选择“接受修订”命令即可。

如果 需要接受所有的修订,选择“接受对文档的所有修订”命令即可。

8. 文档合并完毕后,单击“显示以审阅”按钮,从其中选择“最终状态”命令, 以取消文档中的各种修订标记,合并后文档临时名称一般为“合并结果×”(×为合 并文档序号),如:合并结果 4,最后单击工具栏上的“保存”按钮,将合并文件保 存。

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