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企业行政事务管理制度

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行政事务管理制度 第一条 总则 1、为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使 各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

2、本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公 文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发 管理等。

第二条 档案管理 1、归档范围:公司的规划、年度计划、统计资料、科 学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议 记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、 通知等具有参考价值的文件材料。

2、档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资 料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

3、档案的借阅与索取: (1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密 级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档; (2)公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理 批准,并办理借阅手续。

借阅档案必须爱护,保持整洁,严 禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗 失。

如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总 经理批准方可摘录和复制;一般内部档案经总经理办公室主

任批准方可摘录和复制。

4、档案的销毁: (1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案 材料; (2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理 批准后方可销毁;一般内部档案,须经公司办公室主任批准 后方可销毁。

(3)经批准销毁的公司档案。

档案人员要认真填写、 编制销毁清单,由专人监督销毁。

第三条 印鉴管理 1、公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

2、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管 理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任 人员负责。

3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的 任何公文,应统一编号登记,以备查询、存档。

4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作 需要或其它特殊情况 确需开具时,必须经主管副总经理签 字批条方可开出。

持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇 报 其介绍信的用途,未使用的必须交回。

5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第四条 公文打印管理

1、公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

2、各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签 字,交电脑部打印,按价计费。

3、公司各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份, 交总经理办公室留底存档。

第五条 办公及劳保用品的管理 1、办公用品的购发: (1)每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的 办公用品制定计划提交总 经理办公室; (2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及 预算,经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实 际工作需要有计划地分发给各个部、室,由部、室主任签字 领回; (3)除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的 须经总经理办公室主任批准方可领用; (4)公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部、 室负责人的和用品清单,负责为其配齐,以保证新 聘人员的正常工作; (5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、 品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好; (6) 负责购发办公用品的人员要建立帐本, 办好入库、 出库手续。

出库一定要由领取人员签字;

(7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安 全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人 员进入库房。

2、劳保用品的购发:劳保用品的配给,由总经理办公 室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

第六条 库房管理 1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分 别建立帐卡。

2、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收 货时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损 坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格 不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

3、物资入库后,应当日填写帐卡。

4、严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单, 经公司办公室主任批准后方可出库。

5、库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副 总经理批准 ,办理外借手续。

6、严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、 清楚、计算准确,不得随意涂改。

7、库房内严禁吸烟 ,禁止无关工作人员入内,库内必 须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。

第八条 附则

1、公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(1)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室 或自己送往邮局; (2)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记, 统一封口,负责寄发; (3)控制各类挂号信。

凡因公需挂号者,须经各部室 主任批准,总经理办公室登记后方可邮发。

2、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不 适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研 究并提请总经理批复。

3、本规定解释权归总经理办公室。

4、本规定从发布之日起生效。

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