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2018办公室管理知识点复习考点归纳总结

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一、单项选择题: 1. 以下哪点不是办公室事务管理的特征? ( B ) 。

A.服务性 B.决策性 C.专业性 D.主动性 2.办公室布置要注意( D ) 。

A.上司单独用的办公桌椅靠墙放 B.一般办公室桌椅最好面对面放置 C.打字、复印间离上司办公室近些 D.各种沟通、保密 3.文员在进行办公室布置时,以下哪些行 为是不适宜的?( C ) 。

A .准备一些敞开的文件夹,贴上相应 的标识条 B .办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要 放得太满且要经常清理 C .较大的物品放在稍高于眼光平行的 层面上,用标签贴在各种物品的下方 D .下班前要整理好自己的办公桌,把 文件、资料收藏好以免丢失和泄密 4.以下关于文员对办公室布置的情况,哪 一个是错误的?( B ) 。

A.伸直双臂再合拢,在高于桌面 15cm 左右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积, 比较适合摆放与工作有关的物品 B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放 置整齐,东西可放得满一些 C.各种类型的文件柜要分门别类安放 文件、资料和物品,并贴上标识 D.纸张和较重的东西放在架子下面几 层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高 于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物 品的下方 5.在办公室里, ( D )的位置是上座。

A.离入口最远 B.离入 口最近 C.靠近门口 D.靠近 窗户 6.传真机的使用哪一项是不对的? ( B ) 。

A.发送前检查原稿质量 B.随时随 地可向对方发送 C.不宜发送礼仪性文本 D.不宜发 送私人、保密文本 7.在使用复印机的过程中,以下哪项内容 是不恰当的?( A ) 。

A.接通电源可立即复印操作 B.选定复印纸后要抖松消除静电 C .选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D.复印完毕应取下复印品和原稿 8. 以下关于录音机的使用哪一项是不适宜 的?( A ) 。

A .录音时需将开关至于“ ON”位 置 B .想保存录制好的内容,可将磁带盒 两侧的防抹片除掉 C .机内话筒录音,注意最佳录音距离 为 30 一 150 厘米 D .录音时要防止杂音混入,可采用传 输线录音 9. 以下关于投影机的使用哪一项是不适宜 的?( D ) 。

A.安置窗帘遮挡室外光线 B.与其他设备正确连接 C.投影机要远离热源 D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10.以下哪些不是文员在准备办公用品时 的职责?( B ) A.订购 B . 制 C . 分 配 D.储备 11.以下文员订购和储备办公用品的行为 中,哪一项是不适宜的?( B ) 。

A .保留一张购货订单,收到货物时一 一核对打勾 B.让员工们随意领取办公用品 C .通过电话订购或传真订购,可以提 高交货速度 D.用库存一览表来储备办公用品 12.以下文员的工作顺序中,哪一项是正 确的?( B ) 。

A .没有任何设想就应着手从事该项工 作 B .文员也应具有适当判断情况,机智 应对的应变能力 C.上司分派两项以上工作时,按照先 来后到顺序进行 D.上司所指示的工作如果不合适,可 以不实施 13.文员按照“优先顺序”处理工作,以 下哪一项是不适宜的?( D ) 。

A. 先将自己想做的工作以重要程度为 标准分类 B.其次以紧急程度和重要程度为标准 分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的 工作效率 D.可以按照文员自己的习惯进行工作 14.文员必须管理好自己的时间,以下利 用时间的行为中哪一项是不适宜的? ( C ) 。

A .定好目标,把想做或需要做的事情 写下来 B .尽量控制外来干扰,把重要工作安 排在安静、有效的时间段里去做 C .每天把工作安排得超出工作时间, 给自己压力 D.对每一项工作作出安排,定好最后 期限 15.以下关于文员管理好时间的说法,哪 一个是不正确的?( D ) 。

A.定好目标,把想做或需要做的事情 写下来 B.想办法加快处理邮件、信件和其他 反复出现的事务 C.开始工作之前要做好准备工作,就 不会因遗忘某事而中途停顿 D.把零散工作安排在安静、有效的时 间段里去做 16.以下文员对办公室零用现金管理的行 为中,哪一项是不适宜的?( C ) 。

A.现金通常放在一个带锁的盒子里, 放在带锁的办公桌抽屉里 B.把每一次支出的数额都记在零用现 金单据中 C.标准的零用现金单据有一个签名 D.不允许任何人从零用现金基金里借 钱 17.文员传达上司的指示时,哪一项做法 是不适宜的?( A ) 。

A. 传达可以根据上司主要意思,夹进 自己的意见 B.必要时可形成文字材料,照本宣科 C.不可在普通电话、普通函件里传达 有内容的指示 D.重要的指示,应该要求被传达者复 述一遍,以免漏听或漏记 18.文员必须具有合作精神,以下合作方 法中哪一项是不适宜的?( B ) 。

A .善于同他人合作,密切配合,步调 一致 B .应该有自己的个性,尽可能使别人 服从自己 C .配备文秘人员时遵从异质结合的原 则 D .公允地与同事分享胜利的成果,分 担失败的责任 19.以下接打电话的行为中,哪一项是不 适宜的?( C ) 。

A .电话机旁随时放着电话记录单或便 笺和笔,一有留言就能立即记录 B .文员离开办公室时,要安排别人替 你接电话 C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、 大剧院等进行联系 D .如果已经回电,但没打通,切记要 再联系 20 .以下哪个接打电话的行为是不正确 的?( A ) 。

A.受到通话对方极大的责难,应针锋 相对回击 B.给上司的留言下面朝下放在他的办 公桌上 C.做记录时可以在便笺下垫一张复写 纸,以防遗失后备用 D.中途因有事需放下电话请对方等待 时,应把听筒朝下放置 21 .文员在接打电话时,正确的做法是 ( B ) 。

A.电话铃响一声就应接听 B.在电话机旁随时放着电话记录单和 笔,一有留言就能立即记录下来 C.文员接听业务电话时,应首先让对 方报出姓名、单位 D.文员替上司传话时,应考虑对方的 情绪以个人的口吻转达 22.以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一 项是不适宜的?( B ) 。

A. 考虑打电话的时间是否合适 B .打出电话,而对方无人接听,等铃 声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人 员编织一些“美丽的谎言” D .对待投诉电话先安抚他,以友善的 态度表达歉意,并告知一定马上此事 23.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该 遵守的?( C ) 。

A . 按 收 件 人 姓 名 分 拣 B.按收件部门名称分拣 C . 按 私 人 公 务 标 准 分 拣 D.换邮件重要性分拣 24 .文员在拆邮件时,不正确的做法是 ( A ) 。

A.拿到信件后在桌子上磕几下,然后 用手撕开 B.应该把邮件分成最急件、次急件和 普通件 C.经授权阅看信件时,应把重点部分 用红笔划出,提醒上司注意有关问题 D.在移交物品要打印一份清单,注明 收到日期,请接受人员签字,并保存好 25.文员如果误拆了非本公司的信,应该

( A ) 。

A.在信封上注明“误拆” ,写上自己姓 名的缩写,并把信重新封好并退回去 B.在信封上注明“误拆” ,写上自己姓 名的缩写,把信敞开并退回去 C.在信封上注明“误拆” ,把信重新封 好并退回去 D.写上“查无此人” ,并把信重新封好 退回去 26.邮件送到单位所租的信箱,由文员开 启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情 与文员的工作要求不一致?( D ) 。

A.每天开箱次数与邮局投递次数一致 B.取出邮件立即返回办公室 C.事先带上包袋返回办公室 D.应提高办事效率,把取邮件与其他 事一起办 27.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素? ( D ) 。

A . 时 间 B.便利 C . 经 济 D.爱好 28.文员打印寄往欧美国家的信封,收信 人内容的打印顺序应该是( C ) 。

A.国名、地址、部门、姓名 B.姓名、地址,部门、国名 C.姓名、部门、地址、国名 D.姓名、国名、部门、地址 29.传真机最好用来传送以下哪种邮件? ( D ) 。

A.一般的图纸 B.机 密文件 C.很长的文件 D.感 谢信 30 .以下关于握手的礼节,不正确的是 ( C ) 。

A.上级先伸手后,下级才能相握 B.一般社交场合握手不可太用力,但 也不可漫不经心用手指尖点一下 C.双方有很多人时,可以交叉握手 D.握手时应上身稍前倾,双目注视对 方,微笑致意或问好 31. 文员在处理工作时, 由收信人 (单 位) 复信的情况是以下哪一种? ( A ) 。

A.初次写信,或有过激言行的 B.有过激言行或漫骂领导的匿名信 C.已做结案处理的 D.没有具体内容的匿名信 32.文员从事工作,在处理顾客或其 他人的来信时,不应( C ) 。

A.拆开后信纸在后、信封在前,一并 装订,有转办单的放在信纸前面一并装订 B.对写信人的各项情况逐项登记 C.处理信件按照“分级负责、归口办 理”原则,进行转办、交办或自办 D.对问题复杂、处理的时间较长 的信件,应复信作解释和答复 33.在会议开始前和进行过程中,文员的 以下哪项活动是不恰当的?( C ) 。

A.协助签到 B.分发资料 C.作会议记录时离开会议室接听电话 D.暂时保管与会者的物品 34.文员进行会议的计划和准备时,不应 该做的是( ) 。

A.文员按照上司的指示,应事先 时间安排对参加者是否方便 B.什么日期、时间召开会议应要考虑 议题的紧急程度 C.会议场所的选择,要根据会议时间 长短、花费多少作决定 D.文秘人员必须配合会议议程,详细 检查各项工作 35.文员做会议记录时,可以在会议记录 中( C ) 。

A.加入自己的主观意见 B.不记录议题 C .与者用词不一致但意思完全一 致 D.对所记内容作评论 36.会议中有时有人会要求把他的一 段不作记录处理,这时文员应( D ) 。

A.不理睬 B.不征求主持人意见,停止笔录 C .征求主持人意见,停止笔录,不关 录音机 D .征求主持人意见,停止笔录,关录 音机 37.上司决定参加某个会议时,文员不应 该( A ) 。

A.只在便笺上写好会议名称 B .除了送来的资料外,也必须收集其 他上司有必要的资料 C.如果是第一次前往的公司外的地点, 要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D.和上司先充分沟通,避免在会议进 行中遇到电话联系的不便 38.以下哪一种类型适合自由谈话,或是 收集创意的会议?( C ) 。

A. 口 字 型 B.教室型 C . 圆 桌 型 D. U 字型 39.以下关于交互式电话会议的功能中, 哪一项是不具备的?( A ) 。

A . 审 查 功 能 B.保密功能 C . 欢 迎 词 播 放 功 能 D.报数功能 40.有时应上司要求,文员参与会见或会 谈,以下哪项内容不是文员的任务? ( B ) 。

A . 准 备 资 料 B.发表意见 C . 现 场 服 务 D.会议或会谈记录 41.文员根据上司指示,向对方要求约会 时,以下哪种做法是错误的?( D ) 。

A.如果用写信的方式,在估计对方收 到信后,再打电话确认 B.告知你或上司的联系电话,以便有 变化时可立即通知 C.对方越忙越必须早一点联络 D.如果上司出差,可以在他回来的当 天安排约会 42.文员制作日程安排计划表时,以下哪 一种情况应避免?( D ) 。

A .上司没有经过文员而决定的日程安 排计划,也必须填写在计划表上 B .如果表上的空白处太少,可以使用 速记符号或自己能够了解的简单符号 C.制作日程安排计划表时,要留意上 司改变思考的时间和路途上的时间 D.日程安排计划笔记本如果已经使用 一年以上,可以废弃 43.在某些情况下,文员在安排日程计划 表时可能获得上司的完全信任,取决于两 点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻 重缓急;另一是具有( B ) ,了解要求 约会者的心理。

A . 社 交 的 能 力 B.说话的技巧 C . 听 话 的 能 力 D.听写的能力 44.以下关于确认上司日程安排计划的行 为中,哪一项是不适宜的?( A ) 。

A .以电话方式决定面谈或开会的重要 预定计划,不用再以书面形式确认 B .上司和文员必须在周末核对下周的 行动计划,每天早上核对当天的行动计划 C .如果会议的主办者是上司,就要确 认(至少在举办日的二、三天前)会议室 D .会议、面谈所必须的文件及资料, 要在前一天就准备好 45.文员应该为上司的商务旅行作许多准 备工作,以下哪一项是不适宜的? ( B ) 。

A.准备旅行计划和旅馆信息 B.代替上司制定约会计划 C.为商务洽谈收集资料 D .把上司商务旅行时需要带的行李列 出清单 46.以下关于预订工作的行为中,哪一项 是不适宜的?( D ) 。

A. 与人联系要记下对方姓名(同时告 知你的姓名) ,需再打电话弄清疑点应找同 一人 B .首先要了解火车运行时间,上司对 铺位的要求 C. 如果预订需要有保证,应事先申明, 如果想取消预订,也要在结帐之前打电话 D .不一定要弄到确认旅馆预订的传真 或其他书面形式的证明 47.上司出差,文员预订机票时,以下哪 一种做法不正确?( D ) 。

A.首先搞清楚上司想作什么样的安排 B.办理预订飞机票手续之前材料要备 齐 C.与人联系时要记下对方姓名(同时 告知你的姓名) ,如有疑点,应找同一个人 D.不必提前在取票前或出发前再用电 话予以确认 48.照料上司身边琐事的说法,哪一种是 不正确的?( D ) 。

A.有更多的机会体会到文员在工作、 知识、能力上的从属性 B.到了用餐时间,上司仍有公事或正 在与人谈话,要利用适当时机提醒上司用 餐 C.对上司的健康管理包括预防、治疗、 病后调理各阶段 D.应酬需要更换衣服,这是上司个人 的需要,不必给予协助 49.以下关于名片的使用方式,哪项是错 误的?( D ) 。

A.文员应在任何时候、任何场合携带 名片 B.向别人递送名片时应双手捧交,将 文字下面朝向对方 C.如果对方给你名片,而你恰好没有

带在身边,应说明并表歉意 D.各自只能当面递送,寄去是不礼貌 的 50.文员遇到对方递送的名片上有较罕见 的字,应( D ) 。

A.不作声,等无人时查字典 B.作判断,用同偏旁的字音读 C.不用读,只称呼姓即可 D .请教对方“可否请问一下,这个字 怎么念?” 51.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一 项是比较适宜的?( D ) 。

A.用后跟着地走路 B .正式场合,女性文员的双腿可交叠 翘成二郎腿 C.男性在任何场合都可戴着手套握手 D .穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步 后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠 地弯下腰 52 . 社 交 场 合 很 讲 究 次 序 礼 仪 , 一 般 ( B ) 。

A. 以 右 为 次 B.以右为尊 C . 以 后 为 次 D.以左为尊 53.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先 应( D ) 。

A . 向 上 司 报 告 B.送礼 C . 写 信 D.查证消息的可靠性 54 . 文 员 协 助 举 行 宴 会 时 , 不 用 考 虑 ( D ) 。

A. 宴 会 的 形 式 与 气 氛 B.交通是否方便 C. 有 无 停 车 场 D.有无休息室 55.以下说明宴会的种类与形式的内容, 哪一项是正确的?( C ) 。

A .鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席 为好 B.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究, 一般在餐厅举行 C.工作餐是非正式宴请形式,早、午、 晚举行均可 D .午宴一般不设固定席位,以便于客 人社交 56.以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项 是正确的?( D ) 。

A .用叉、匙进食时,将餐具的整体放 人嘴里,或用舌头去舔 B .站起身来在餐桌的另一边夹取自己 喜欢的食物 C.口内含有食物与人说话 D .吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一 边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外 舀去 57 . 以 下 餐 巾 的 使 用 方 法 是 正 确 的 ( C ) 。

A.中途离座,把餐巾放在椅子上 B.用来擦刀叉 C . 用 来 擦 嘴 唇 嘴 角 D.塞入衣服领口里 58.文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人 姓名、地址应该打印在( B ) A、右下角 B、左上角 C、右上角 D、左下角 59. 以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中, 哪一项是不适宜的?( C ) 。

A .应选择轻软而富于光泽的衣料,用 黑、红、白等纯色为宜 B .白天赴宴应选用香味较浓的香水, 夜晚则应选用香味优雅的香水 C. 未用完一道莱时,应将刀叉平行排 放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内 D .文员应在上司之后与对方碰杯,碰 杯时应目视对方以示敬意 60.上司参加各种应酬和会议,有时需要 更换服装,文员应( A ) 。

A.通知上司家人把衣服送达 B.自己到上司家里去拿 C.让上司自己去家里更换 D.去买新的服装 61.以下关于说话的要领中,哪一项不适 宜?( B ) 。

A.语句要简短 B.由过程先说 C. 利用重复的效果 D.说话时考虑时间、地点、场合、对 象因素,使用模糊语言 62.接受忠告的正确反应是( D ) 。

A . 以 烦 躁 的 倾 听 B.尽量把责任推给别人 C.应辩解说: “那是因为„„” D.切勿感情用事 63.办公室人员在社交活动中应如何选择 话题, 哪些是属于合适的话题? ( A ) 。

A. 有共同利益的话题 B. 夸 耀自己的话题 C. 保密的话题 D. 应 当忌讳的话题 64.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从 首页到末页,在页边加盖一完整公章,可 以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝 日后篡改之嫌疑,这是( A ) 。

A. 骑 边 章 B.封存章 C. 骑 缝 章 D.证见章 65 .值班人员不应该做以下哪类事情? ( A ) 。

A . 签 发 文 件 B.分发会议通知 C . 询 问 情 况 D.传达指示 66.文员要做好档案收集,应该收集的文 书资料是( A ) 。

A.下级单位报送的报告,统计报表等 B.未经签发的文电草稿 C.单位内部互相抄送的文件材料 D.本单位负责人兼任外单位职务所形 成的文件材料 67.以本单位与外单位就某些问题的往来 文书为标准立卷。

如问函与复函等用 ( A ) 。

A. 按 通 讯 者 特 征 立 卷 B.按地区特征立卷 C . 按 文 种 特 征 立 卷 D.按作者特征立卷 68.文书立卷归档要求遵守一定的制度, 包括以下方面( B ) 。

A.归档内容、归档时间、保密要求 B.归档范围、归档时间、归档耍求 C.收集范围、归档时间、管理制度 D.归档范围、时间限度、归档材料要 求 69.文书立卷的归档制度包括三方面:归 档范围、 ( A )和归档要求。

A . 归 档 时 间 B.归档凭证 C . 归 档 模 式 D.归档历史 二、判断题 1.办公室环境布置的目的之一是为了 建立挡驾制度。

( ∨ ) 2.办公室的灯光照明要避开自然光, 最好用人工灯光。

( × ) 3.在阳光明亮的教室和会议室内使用 投影机,效果不受影响。

( × ) 4.没有两位办公室人员一天的工作内 容是完全相同的,但像核对文员的日志与 上司的日志的事项是否一致则是典型的工 作。

( ∨ ) 5.文员第一次做一项工作时应该快一 些,如果错误可以再做一遍。

( × ) 6.善于合作指每一个文秘人员都要谦 虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违 反同事的意愿。

( × ) 7.文员对支票管理要谨慎,支票簿与 应该一同锁入抽屉。

( × ) 8.文秘人员对上司支票往来管理要谨 慎小心,支票簿与应该一起收藏,以 避免被盗用冒领。

( × ) 9.文员传达上司信息时,可以把上司 的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。

( × ) 10.文员代替上司传达不利消息时, 因为当这个信差很困难,所以要拖到最后 一刻行动。

因为上司震怒,自己转达口信 的语气也应该变成上司的语气。

( × ) 11.如果文员要找的人是一位比上司 地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完 之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要 找的人马上就会来听电话,让上司直接与 对方通话。

( ∨ ) 12.文员对报纸和杂志的处理,可以 挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公 桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。

( ∨ ) 13.文员应避免不必要的通信和邮寄, 尽可能频繁的联系集中起来分批进行。

( ∨ ) 14.文员在工作时间如需要补妆,应 随时随地进行。

( × ) 15.文员在工作时间如需要补妆,应 该去洗手间。

( ∨ ) 16.男女之间,男士先伸手了,女土 才能与之相握。

( × ) 17.按英美国家习惯,文员接待来访 者,应该站起来与来访者讲话。

(× ) 18.如果需要与来访者确定会面时间, 应先征求来访者方便的时间,查看上司的 时间表,如果这一时间有空,就可答应下 来。

( × ) 19.如果会客室的门是拉开的,文员 进入会客室后,才能让客人进入。

( × ) 20.如果会客室的门是拉开的,先让 来访者进入会客室后,文员立即换手握住 室内的门把手,以轻盈的步伐进入室内, 轻轻关上门。

( ∨ )

21.如果会客室的门是推开的,文员 应先小步走进会客室,等客人进入后,再 轻轻关上门。

( ∨ ) 22.介绍地位相同的人时,应按照到 职的先后,先介绍新进的职员;若同时到 职,就先介绍年纪较轻的人。

( ∨ ) 23.文员作介绍,应先介绍地位高的 人,再介绍地位低的人。

( × ) 24.文员作介绍,若年龄、地位都相 同,应从较亲近的人开始介绍。

( ∨ ) 25.同时介绍很多人时,可从右至左, 按顺序介绍。

( ∨ ) 26.如果是你主持会议,则要做好笔 记并把每次会议纪要的打印件存放进一个 会议文件夹,如果以后出现问题,可以查 看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某 件工作等。

( ∨ ) 27.为来自外地的与会者安排宾馆住 宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会 者预定房间,只要弄清有多少人数即可。

( × ) 28.假如上司不准备参加某个会议, 应立即将会议通知丢掉,以免干扰其他事 情。

( ×) 29.如果会议气氛紧张,且对上司立 场不利时,文员可借奉茶为名,态度和蔼, 轻柔缓慢地端出茶点,以消除紧张的气氛。

( ∨ ) 30.会议租用的设备,文员必须确保 宾馆(或其他者)把所需用设备都送 过来,并在会议开始前有足够的时间布置 好,这些设备应由文员具体操作和负责。

( × ) 31.代表会议依法定期召开,与会代 表必须达到法定人数方为有效,因此文员 应仔细核对出席人数。

( ∨ ) 32.如果上司一年之中交往很多,但 很难记住每一个人和每一次见面的情况, 文员应把有关资料输入电脑,准备交往提 示文件。

( ∨ ) 33.受到直属上司以外的指派时,假 如是文员自己能够安排办理,而且不会影 响到直属上司所指示的工作就可以接受, 否则要向直属上司请示后再作决定。

( ∨ ) 34.如果不小心发生日程安排计划重 复的情形,就要排定能够动用的空档,自 己决定优先顺序。

( × ) 35.上司自己安排的约会忘了事先告 诉你,出现约会,解决方法是让上司 先见他自己安排的那一位。

( × ) 36.文员因为已经打过电话,并给对 方留了言,即是已经完成任务了。

“做过某 项工作”和“完成某项工作”是完全相同 的。

( × ) 37.对于误投邮件,文员可先拆开看 看,然后在信封上写上“该地址不对” ,并 把它退回去。

( × ) 38.假如对方所要求的日期已经被预 约,除非有相当的确认,文秘人员切不可 独断地拒绝,应该问明上司的意思,因为 或许那是件必须取消原定约会的重要事 情。

( ∨ ) 39.拜访长辈或地位较高人士时,可 先请人递上你的名片,以作通报。

( ∨ ) 40.当上司要求文员协助私人事务时, 就把它当作是上司利用文员下属同事的关 系来协助他解决私人的事务。

( ∨ ) 41.即使是上司私人的应酬,文秘人 员也应该积极、乐意地去协助。

( ∨ ) 42.如果是沿着人行道走,两个人并 行, “尊贵的位置” 是在右边, 三个人并行, 则在中间。

( ∨ ) 43.文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线 以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚 可分开。

( × ) 44.女性文员坐下后,臀部在椅子上 只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大 小距离。

( ∨ ) 45.当与人擦肩而过,或越过长辈、 上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼 一声。

( ∨ ) 46.交际应酬要讲求时效,若时机错 过再来补救,不但无法表达诚意,还会破 坏彼此关系。

( ∨ ) 47.宴请的菜谱应符合对方的饮食习 惯,但必须有反映我国传统风味的土特产 品,如茅台等烈性酒。

( × ) 48.不要在酒宴上评论或附和别人对 某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。

( ∨ ) 49.用叉、匙进食西餐时,可将餐具 的整体放人嘴里,或用舌头去舔。

( × ) 50.宴请的请柬一般要提前一至二周 发出,以便客人及早安排,已经口头约定 的就不要补发请柬了。

( × ) 51.无论何种礼服都应考虑宴会的地 点、时间、形式。

请帖上指定打“黑领结” , 便表示穿无尾正式礼服。

( ∨ ) 52.鸡尾酒会一般要安排好座次,在 请柬上注明对着装的要求。

( × ) 53.口头语言视时间、场合、对象的 不同而有所不同,对上司或长者说话,应 文雅些;对一般同事或顾客说话,就可通 俗。

( × ) 54.要发问或有意见时,应该等上司 说完话之后再发问,可以提出自己的看法。

如果上司不加采用,应说服上司。

( × ) 55.如果要拒绝别人,最好是依照自 己和对方的人际关系程度,分别使用表示 方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困 扰。

( ) 56.合适的话题可以有双方都感兴趣 的、有共同利益的话题、比较高雅的话题 和夸耀自己的话题。

( × ) 57.凡是单位撤消,原公章应立即停 用,不用通知有关单位。

( × ) 58.监印员可把携带出办公室, 去其他地方盖章。

( × ) 59.文秘人员开出的介绍信的正本和 存根必须一致,可以出具空白介绍信。

( × ) 60.值班人员要认真填写值班接待登 记表或值班日志,直接解决不了的问题要 报请领导批示或转交有关部门处理。

( × ) 61.面对突发,值班人员有时在 未指示前就要采取临时应急措施。

( × ) 62.办公室人员值班工作的制度有交 制度、请示报告制度和安全、保密制 度,但没有岗位责任制度。

( × ) 63.列入保密范围的公文,应在产生 的同时,由制文机关确定密级和保密范围, 密级和保密期限的变更和。

( ∨ ) 64.注办是指文秘人员在《文件处理 单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。

( ∨ ) 65.档案是指使用过的、文件中所指 事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

( ∨ ) 66.即使客观形势发生变化,也不应 变更档案的密级、期限。

( × ) 67.文书部门立好的案卷,必须逐年 移交给档案室集中保管,称为“归档” ,有 归档范围和要求,但没有期限。

( × ) 68.文秘人员或文书人员依照已经编好的 立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时 按类目上的对应条款归人卷内,即为年终 归卷工作。

( × ) 三、简答题: 1、 文员所作的的完整的会议记录应该包 括哪些事项? 答: (1)会议名称; (2)会议记录人的姓 名、盖章; (3)时间; (4)会议地点; (5) 议题; (6)主持人、; (7)出席者名 单; (8)会议的经过情形及结论; (9)相 关资料; (10)下次会议预定日期。

2、 办公室人员为了说服对方接受自己的 看法应该怎么做,要领有哪些? 答: (1)清楚地知道在所说服的事项中, 最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并 对目的、效果、重要性、关联性等,抓住 重点。

(2)说服时,要尽量具体客观,使 对方产生了解的动机。

(3)偶而也需要引 用某些、专家的意见,或者用图 表、资料、经验谈等等。

(4)要具体了解 对方的立场和意向,先注意聆听对方所说 的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。

要掌握对方不能了解的地方,努力加以说 明; (5)主动发问,了解对方的想法,对 方有关信息的种类和数量,以及背景如何 等等; (6)以诚恳的态度为对方着想而发 言,不要使用令对方反感的言词。

( 7)让 对方打开心扉,使对方对自己的看法产生 兴趣; (8)不可伤害对方的自尊心。

3、 什么是受意?受意有几种?办公室人 员应该怎样运用受意方法? 答: (1)受意是文员接受和领会上司意图。

(2) 一种是直接受意, 另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图,按上司意 图办事。

但要防止把上司酝酿过程中的意 图当作上司的授意,把上司的质疑、设问 误认为上司的指示。

要做到:备好记录本, 记录下批示要点。

注意倾听,用心判断指 示的用意。

必要时可以提问,直到明了意 图为止,但不要打断谈话。

如有不同意见, 可以公开提出,但要言之有理,并要注意 方式、态度。

接受指示后,要不失时机地 贯彻实施。

4、 公文的完全格式包括哪几项?请写出 这些项目。

答: (1) 版头、 发文字号、 印刷顺序号。

(2) 密级、紧急程度。

(3)签发人姓名; (4) 公文标题; (5)主送机关; (6)正文、附 件; (7)发文机关、成文日期、机关; (8)注释、阅读范围。

(9)主题词; (10)

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