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外资企业行政管理制度

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外资企业行政管理制度 第一节 办公室办公规定 --------------------------------------------------------------包括:着装、吸烟、语言、接待室使用、会议室使用、胸卡制度、上下班打卡 制度、办公用品的使用、配备饮料的使用、防火、安全 第二节 第三节 档案管理 固定资产的使用 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 包括:计算机、打印机、传真机、复印机、碎纸机、冰箱、微波炉 第四节 非固定资产的使用 ----------------------------------------------------------------- 包括:办公用品、信件发放、电话、手机、电子邮件、名片 第五节 第六节 第六节 车辆管理 办公桌钥匙管理 安全管理 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 第一节 一、您的工作作息时间: 考勤管理制度 每周一至周五:上午 9:00 --- 12:00 ;下午 1:0 --- 6:00; (8 小时工作制) 二、打卡制度: 公司员工考勤实行打卡制,由人事行政部安排专门人员-前台秘书负责考勤工作。

1。

公司为您在第一天上班时间准备了考勤卡,您在上午上班前,下午下班后要主动在 门禁系统的读卡器前打卡。

此记录将作为您薪金发放凭据之一。

2.如果您因特殊原因出勤而未打卡,请您当日以书面形式说明原因,经您的主管或总 监审批后,递交考勤统计员备案;部门主管出勤而未打卡者,应及时以书面形式说明 原因,经总裁办主任审批后由本人递交考勤统计员保管,月终汇总到总裁办存档。

3. 如果您因故不能按时上下班, 并未书面说明, 考勤员一律按迟到、 早退或旷工论处。

三、 旷工: 任何假期后, 您应办理请假手续, 如果您被视为无故缺勤, 或请假未准私自离岗, 或各种假期逾期不归则被作为矿工处理。

四、处罚 1、 代他人或由他人代打卡,首次批评教育,另各扣 50 元;再次代打卡者和被代打 卡者则给予全公司通报批评,并给予严惩。

2、 3、 考勤记录作为员工年度考核、加薪、升职、奖励等方面的一个重要依据。

每月迟到早退 1—3 次扣考勤分 5 分/次; 3 次以上除按旷工处理外, 并给予批评 (包括全公司通报批评) ;

4、 每月旷工(包括迟到早退累计)1 天考勤分计 0 分,并扣发工资及股票期权(月 岗位工资的日平均额*天数) ;每月无故旷工 3 天以上,除扣考勤分、工资、股 票期权外,另公司将给予严厉行政处罚,直至开除。

每月事假五天、病假七天以上者除扣发工资、股票期权外,每天扣考勤分 5 分。

员工长 期事假或病假的按《劳动合同》处理。

五、考勤管理流程 1. 2. 3. 4. 5. 员工在迟到、病假、事假、休假等原因,及时向前台秘书请假。

员工在请假的之前或之后办理或补办相应的手续,表格由人事行政部门统一。

员工填写表格之后,主动给前台秘书。

前台秘书将所有的申请在月底集中汇编进入考勤总结表格中,上交部门主管。

人事行政主管根据考勤计算出员工当月 1 日至 31 日薪金收入。

第二节 重要文档均需保留。

档案管理 公司为了保证公司的文档管理,以及公司文化的全面建设,特别规定,所有部门的 一. 公司各个部门在制作重要文档时,应保存软、硬备份,并归档保存。

二. 保留文档以软件形式,定期送交人事行政部保存,包括文件、录象等形式。

三. 保留文档送交人事行政部之前,部门内部应按照公司统一编号进行归整,标明文 档时间、文档内容、文档对象、文档发布人、文档接受人以及文档目的 四. 人事行政部定期将公司所有文档软件制作成光盘保存。

第二节 一、办公着装: 办公室办公规定 您来到的是一家正规的 IT 新技术公司,您作为公司随时随地的代言人,您应该随 时保持良好的办公着装形象,让您的客户和同人给予您更多的尊重与信任。

您在见客户时应注意穿着职业装素,其余时间可以穿着职业休闲装。

工作周末,可以穿着休闲装。

二、办公语言: 办公室作为全体员工工作的地方,您应遵守以下规定: 1. 办公室禁止大声喧哗、 2. 办公室言语禁止不文明的词汇 3. 公共办公区禁止大声讨论与其他员工无关的议题,共同的讨论或电话会议,可以 在会议室或其他房间进行。

4. 您与他人的沟通如果座位较远,应尽量采取内部分机电话处理,避免直接喊话 三、吸烟规定:根据市的有关规定,办公区域以及大厦内部不允许吸烟。

四、接待制度:

为保障公司机密安全, 原则上公司以外的任何人员均不得进入公司办公区域。

所有 来访客人,均由前台秘书代为接待,请在前台座椅或前台接待室中等待。

前台秘书电话 通知被访者到前台接待,并由前台秘书做登记内容。

如果特殊原因,来访客人需要进入 办公区域,必须由被访者带领进入公司,并由被访者保证送出公司。

总监以上的客人,由前台秘书电话通知总监秘书出来接待,将客人带领至总监办公室。

五、会议室使用制度: 会议室的使用由人事行政部指定的前台秘书统一安排, 如果您需要使用会议室, 请 提前与前台秘书预定。

如果使用发生碰撞, 由前台秘书根据会议时间的缓急做统一安排。

如果您确实在会议期间使用饮料, 请您向人事行政部门提前申请, 人事行政部门在 认为合理的情况下,将在会议中为您做好准备。

六、胸卡制度: 1.为了统一公司整体办公形象,公司特别为工作满一周的您制作了胸卡。

胸卡自人事 行政部门正式发放日起, 您在上班时间必须佩带, 人事行政部门作为监督部门随时 督促检查。

2.如果您上班时间不佩带胸卡,一律视为不遵守公司工作纪律,以个别警告论处,连 续两次以上不听从警告者, 予以适当现金罚款, 罚款现金作为各部门活动经费暂存 储于人事行政部门。

3.如果您不慎将胸卡丢失后,应主动与人事行政部门联系进行补发,并个人支付补发 胸卡制作费用。

4.胸卡作为公司统一监制的专用办公用品,您应予以珍惜,不得损坏、刻意丢失或以 任何理由不执行佩带制度。

5.原则上未配带胸卡者不得随意出入办公区域,未经允许更不得动用各种设备。

七、办公用品管理制度; 公司在您进入公司的第一天,就已经为您准备了必需的办公用品,希望您能够爱 惜使用。

如果再次需要领用办公用品,请您到前台秘书处领取。

您有权提出购买暂不具 备的办公用品,请您向行政部门提出申请。

行政部门在认为合理的情况下,责成有关人 员购买,并交给前台秘书保管,供您方便领用。

八、特殊情况的处理: 1.防火  如果您在办公区域发现火警,您有义务拨打 119 电话报警  如果您认为火势可以处理,应及时利用办公区域或大厦的消防设备扑灭火源, 保证公司财产  如果火势已经较大,您应该在组织下顺序通过楼梯离开办公区域或大厦,千万 不要使用电梯。

2.其他特殊情况

 当您发现公司门窗出现异常,并有明显被破坏的痕迹,请您核实情况后立即向 人事行政部汇报,或立即拨打 110 报警  当您发现公司财物,包括固定资产、非固定资产有明显丢失痕迹,立即上报公 司人事行政部门,予以处理。

第三节 固定资产的使用 一、个人计算机的使用 人事行政部门定期进行您个人使用固定资产的盘查,每次经过盘查的计算机设备 需要您的签字认可,希望得到您的合作。

只有公司总裁、高级副总裁、副总裁配备并使用的个人笔记本电脑可以自由使用, 其他部门配备的笔记本电脑, 只适于部门共同使用以及本部门出差人员的使用, 并均不 得带回任何人家中使用。

特别需要的原因,需要由公司高级副总裁签署同意意见。

二、投影仪的使用 1. 投影仪的价值高于一般公共使用的固定资产。

投影仪由人事行政部门负责管理和使 用安排。

2. 凡会议或培训使用投影仪,均由人事行政部门派专人协助进行,在使用期间保管。

3. 投影仪在使用过程中,如果发现异样,请您及时通知专门负责人协助处理。

三、打印机的使用 1.所有的计算机都与激光打印机或打印机相连; 2.不要二次使用已使用过一次的纸张,尽管您的环境觉悟值得欣赏,二次利用纸张会 使激光打印机受到污染; 3.打印机不睡觉。

绝对不要关掉打印机,即使在晚上。

四、传真机的使用 1. 公司目前具有一部传真机,有前台秘书统一负责接收传真件,请您与客户在接收传 真时,确认本公司的传真号码,并要求对方写清您的姓名、部门,以免您的传真信 件的丢失或延迟接收,影响您的工作。

2. 您在发送传真时,请您与前台秘书协作,或您自己发送或在前台秘书方便的时候, 由她替您发送,请您一定标明对方的传真号码、接收件人姓名。

3. 请您在与前台秘书确认您的传真已经发送后,再与客户确认收到情况。

4. 公司已经准备好统一的传真首页, 请您在发送传真时务必使用, 保持公司统一形象。

5. 总监以上人员的传真接收,均由前台秘书转交给总监的秘书,确认收发由总监秘书 进行。

五、复印机的使用 公司目前具备一部复印机, 由于各个部门均需要大量复印的工作, 请您在复印文件 时,操作遵守规则。

一旦您发现复印机出现异样,请您及时与网管联系,千万不要自己 修理。

一、碎纸机的使用 公司的碎纸机是为您及时销毁与公司机密有关作废文件使用, 请您在使用时发现异 样,及时与网管联系解决,不要自行修理。

二、冰箱的使用 公司有许多经常加班的员工,公司将及时补充冰箱中的食物,以保证加班的员工 在晚间可以充饥,请您不要在平常经常食用冰箱内的食物。

三、微波炉的使用 公司为经常加班的员工准备使用的。

请您按照正常操作方式使用,如果发现异常 请停止使用,并第二天转告行人事行政部门处理。

第四节 车辆的管理 一、办公车辆的使用范围 1. 业务需求确实需要公司车辆接待客人,经公司总裁批准; 2. 经总监以上级别领导批准指定接送重要客人; 3. 财务部门人员到银行存取现金; 4. 公司总裁外出办公。

二、车辆建档和维护保养 1.人事行政部门建立车辆档案,定期对于每辆车的车况、维修情况、油耗登记手续等进 行统计。

2.车辆确实需要维修,需要填写维修申请单,经人事行政部批准后,方可送修理厂。

维 修费用一般支付支票,修理须附维修明细单。

3.专职司机应对车辆进行经常性的保养,以延长车辆寿命、减少油耗,保持车况良好。

三、司机的管理 1.专职司机应经常学习国家和市的有关交通道路管理规定,外出行车遵守交通规 则。

2.专职司机由于未能遵守国家或市道路交通管理规定而发生类似扣分、罚款的情 况,由司机个人承担,公司不予报销。

3.专职司机不得私自将公司的车辆交给非司机驾驶,不得私自将车辆交给外单位人员 使用。

4.司机的邮票费用实报实销,并符合车辆一般使用状况,过桥、过路非均按工作需要 由部门总监或高级副总裁批准后方可报销。

5. 专职司机违反上述公司规定, 公司一经发现给予处罚或处分, 直至停止其驾驶工作。

第四节 非固定资产的管理 一、办公用品的领用、购买管理 1. 在您进入公司的第一天,公司为您准备了必要的办公用品,请您爱惜使用。

2. 在您的办公用品使用完毕后,您可以再次到前台领用您的所需。

3. 您有权向行政部门提出购买公司暂不具备的办公用品。

4. 行政部门审核您的建议,并责成相应人员购买后交给前台秘书保管。

5. 您将被通知可以到前台秘书处领用您所需的办公用品了。

二、信件发放管理 有关公司业务的信件,包括 EMS 在内的所有信件,均由前台秘书负责发出。

请您 在需要协助的时候,将信件的地址、收件人员的姓名等事宜作好,并封缄好后交给前台 秘书,她将负责帖付足够的邮票等手续,帮助您发放。

公司不协助办理与公司业务无关 私人的信件。

三、电话的使用 1. 2. 3. 4. 公司尽量为每位员工,特别是工作比较重要的员工准备一部分机电话。

电话的安装、维修、调整均由人事行政部门统一管理。

任何员工不得在前台直接拨打电话,避免影响总机转接。

请您在工作时间尽量避免私人电话;您在用电话时的声音尽量避免影响其他员工的 工作。

5. 如果您由于工作的原因,需要拨打长途业务电话,请您在得到部门主管或总监的签 字同意使用之后,将您需要联系的客户姓名、电话号码、公司名称、客户职位以及 相关内容、您个人的要求,交给前台秘书小姐,并协助前台小姐做好登记,请她代 您接通电话后及时转接给您。

四、移动电话的使用 1.移动电话是为了公司以及您个人的方便,您在报销个人电话费用的时候,必须有您 的上级主管在报销凭证上的签字认可,否则,财务部门有权拒绝报销。

2.以下通讯费用报销限度仅工参考: 总裁/高级副总裁:按月实报实销 副 总 裁: 总 监: 500 元/月 400 元/月 350 元/月 300 元/月 部门经理: 业务骨干: 3.出差员工的通讯费用上报到总裁特别批准予以报销。

注意:1.如通讯费未达到最高报销限额,按照每月实际发生费用报销; 2.通讯费超出最高限额部份自理,如确属特殊情况的,需报公司高级副总裁批准后 方可报销超出部分。

五、电子邮件的使用 电子邮件应主要以工作需要出发为主,尽量避免用工作时间发送、接收个人邮件。

公司部门之间内部联络、部门向员工发放文件,统一使用 Outlook 形式,使用方法与网

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